Beauforthuis en automatisering gaan op bijzondere wijze hand in hand. Een klein theater dat in de jaren ’90 een voortrekkersrol had in de theaterwereld. Als een van de eersten had het een website en e-mail. Waar fax en tante Pos toen nog soeverein de dienst uitmaakten, had het Beauforthuis de eerste stappen op het web gezet.
Wie waren er de beginfase bij betrokken en hoe ging het er achter de schermen aan toe? Een gesprek met Frank Hoek en René Schuurman van Rouwendal, door .
Frank en René vormden in midden jaren ’90 het automateriseringsteam. Frank kwam in 1995 bij het Beauforthuis als ‘noodhulp’ om Lidwien te helpen bij een sollicitatieprocedure voor een kantoormedewerker. Deze procedure is nooit uitgevoerd, want Frank werd zelf die medewerker. Ze kenden elkaar van hun opleiding bio-dynamische landbouw op Warmonderhof. Frank verricht sinds 1995 de meest uiteenlopende werkzaamheden op kantoor en heeft vanaf het begin een hoofdrol gespeeld op het gebied van de IT-kant. De Wizard van het Beauforthuis, dus.
René kwam enkele jaren eerder in beeld bij het Beauforthuis. Hij vertelt: “Via via hoorde ik in 1995 dat het Beauforthuis problemen had met het operatingsystem. Het werkte niet, wat grote problemen gaf. Internet stond nog in de kinderschoenen. Door mijn werk bij het computercentrum van Rabobank Nederland wist ik er het een en ander van af. Geen idee of het zou lukken, maar thuis op onze pc benaderde ik diverse gebruikersgroepen over de hele wereld met een hulpvraag. Het WorldWideWeb, zoals we deze nu kennen, bestond nog niet. Je kon je vragen alleen maar posten bij groepen en dan maar hopen op een reactie. Gelukkig reageerde de bouwer van het systeem, een Amerikaan. Hij kon me precies uitleggen hoe ik de problemen moest oplossen.” Missie geslaagd dankzij Mister IT.
René bleef vervolgens als vrijwilliger bij het Beauforthuis hangen en bouwde de IT verder uit, een tijd lang bijgestaan door zijn Rabo-collega Bert van Veldhuizen. “Er was flink wat te doen. We werkten veel en lang aan implementaties van nieuwe releases, updaten van licenties, installeren van hardware. Mijn werkgever – Rabobank Nederland – verving regelmatig verouderde pc’s en servers; met toestemming van leidinggevenden mochten deze apparaten en ook printers naar het Beauforthuis gaan. Anders zouden ze naar de afvalverwerking gebracht worden, een goed voorbeeld van milieuvriendelijk hergebruik.”
FORMAAT KOELKAST
Frank vult aan: “We waren heel blij met deze spullen, want ondanks onze vroege stappen op IT-gebied ging het er op kantoor primitief aan toe. Deels ingegeven door de toenmalige stand van automatsering, maar ook door geldgebrek. Lidwien en ik hadden een eigen pc. Als we wilden printen, moesten we steeds de stekker van de printer in onze eigen pc doen. Bestanden uitwisselen ging met floppy disks. Best omslachtig, maar toen was dat de normale gang van zaken. Op een gegeven moment kochten we een schakelkastje tussen de pc’s voor 10 gulden. Van deze switch hadden we veel gemak, we konden de printer nu met een draai aan een knop van de ene op de andere pc aansluiten. Het was de investering dubbel en dwars waard.” Later kwamen er servers die het uitwisselen en opslaan van gegevens verder vereenvoudigden. Frank weet nog goed hoe groot die server was: “formaat kleine koelkast, met een eigen operatingsystem, waar René natuurlijk alles van wist. De server betekende een hele verbetering.”
LOPEN OP DE BALKEN
Rond 2008, bij oplevering van de nieuwbouw moesten er overal in het Beauforthuis aansluitingen komen voor pakweg tien pc’s. “Dit was een bijzondere operatie”, herinnert René zich. “Op de gekste plaatsen legde ik kabels aan. Door muren en plafonds naar boven de privé-vertrekken van Lidwien, naar het kantoor achter, in het theatercafé, foyer en zaal. Kruip-door-sluip-door. Boven de grote zaal konden we uitsluitend op de balken lopen, vooral niet op de gewelven vanwege gevaar van doorzakken. Dit gebeurde na kantoortijden, regelmatig tot in de kleine uurtjes. De kabels bestonden uit acht dunnere kabels met ieder een eigen kleur. Voor een goede aansluiting van de apparatuur was het belangrijk om de juiste kabeltjes te hebben. Met walkie talkies overlegden we dan. Frank bij de server aan de ene kant van het pand en ik aan de andere zijde, net zo lang tot het goed was. Voor alle zekerheid plakten we de markeringslabels op de kabeltjes, voor het geval dat er later ooit eens nog iets gedaan moest worden.” Helaas heeft een onverlaat deze labels verwijderd. Geen probleem, want de snelle ontwikkelingen in de IT – wifi – maakten deze voorziening overbodig.
“We hadden een heel prettige samenwerking met René en Bert. Rechtstreeks contact, snelle, adequate reacties én oplossingen als bijvoorbeeld een printer uitviel. We waren heel blij met hun inzet.“
René knikt instemmend, ook hij ervaarde die samenwerking als prettig en gezellig. “Het genoegen is geheel wederzijds.”
BYE BYE SERVER
Op een bepaald moment werd wifi de standaard en wilde het Beauforthuis de cloud in. “We begrepen dat KPN snel glasvezel zou aanleggen. Maar hoewel een werkvoorbereider van KPN een uitgebreid rapport heeft opgemaakt, hebben we er nooit meer iets van vernomen. Het zal wel te duur zijn om hem naar het Beauforthuis door te trekken. Gelukkig blijkt de cloud ook met de ‘ouderwetse’ koperdraad goed te bereiken, en werken we er inmiddels volop in. Bye bye server!”, besluit Frank.
Grote inzet, lol, en creativiteit
Toen in 1988 het Beauforthuis startte, mocht ik het oude Apricot computerbakbeest van mijn vorige werk meenemen. Dat was toen echt wel wat: een mini-organisatie in een oud verwaarloosd kerkje met een computer met tekstprogramma, database en boekhouding. Bestuurslid Chris Wisman zorgde dat alles functioneerde, tot hij moest terugtreden vanwege gezondheidsklachten.
Frank Hoek was nog maar net aangetreden toen ineens alle computerbestanden verdwenen waren. Gelukkig had ik van Chris geleerd altijd een papieren back up te hebben en zo konden we enkele weken vanaf papier werken. Toen kon dat nog. We waren flink wanhopig totdat René Schuurman van Rouwendal – een van onze vaste bezoekers – een stap naar voren deed en dit probleem oploste. Samen met Frank nam hij de IT onder zijn hoede.
Tot 1999 bleven wij onder DOS werken. Daar werden wij wel om uitgelachen, maar ik had van Chris geleerd dat systeemwisseling wel eens veel geld kan kosten en slechts een geringe efficiencywinst per dag kan geven. Dat onderstreepten Frank en René. Totdat in 1998 het internet meer en meer opkwam. René kwam met een oude Pentium-computer van zijn werkgever de Rabobank en we gingen onder Windows werken. Het plafond van het kantoor werd volledig bekabeld (zie foto). E-mail werd geïnstalleerd en Frank bouwde zelf een website en daarmee waren we een voorloper in de theaterwereld. Eind 1999 keken we elkaar aan: dit proces is verlopen zonder 1 seconde overleg; we begrepen allemaal de voordelen van het internet en het ging vanzelf.
Al snel kwam het fenomeen digitale nieuwsbrief op, handig voor de concertpromotie. Ik stuurde een mailing bcc naar mijn adressenboek en het werkte. Frank viste van internet een gratis nieuwsbriefprogramma en het was gaan met de banaan. Toen René dit ontdekte hadden duizenden mensen zich al opgegeven. René zorgde dat de adressen gesaved werden en vroeg vriendelijk of we voortaan even wilden overleggen voordat we iets met IT ondernamen. Dat heeft René vaak moeten herhalen Sorry René! Dankzij grote inzet, goodwill, lol en creativiteit heeft het Beauforthuis – klein theater als het is – een volwassen, efficiënt functionerende IT.
Mannen: heel veel dank!
Lidwien Vork